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ÁGIL – Acelerando a Transformação

Mudar o modelo de entrega de TI de uma abordagem em Cascata a um modelo baseado em metodologia Ágil é um salto quântico para aumentar a eficácia e eficiência da entrega de TI.
ÁGIL –  Acelerando a Transformação

 

Por quase duas décadas, desenvolvemos produtos e serviços usando a metodologia “Waterfall” em implementações “Big Bang”.

Neste mercado, altamentemente competitivo, os clientes têm grandes expectativas por soluções digitais, processos contínuos, melhores e inovadores, buscando produtos de qualidade, direcionados para atender as necessidades da vida cotidiana dos consumidores que estão cada vez mais exigentes.

Desafio

Muitas ideias de negócios e novos produto desenhados para encantar os clientes e enfrentar o aumento da concorrência,  não poderiam ser colocadas em prática, visto que a entrega de TI  ter atingido a sua capacidade máxima.

A sobrecarga significativa de requisitos de negócios e a falta de visão completa do cenário geral,  geram  dificuldades para  priorização dos projetos, além de intensos debates sobre a alocação de recursos de TI sem uma base objetiva.

Objetivo

Mudar o modelo de entrega de TI de uma abordagem em Cascata (Waterfall) a um modelo baseado em metodologia Ágil.

Seria um salto quântico para aumentar significativamente a eficácia e eficiência da entrega de TI.

Esta transformação é necessária ocorrer dentro de meses, para enfrentar os desafios comerciais afim de reduzir os atrasos de entregas críticas de TI.

O modelo operacional verdadeiramente Ágil, baseado em equipes capacitadas, compostas por profissionais de negócios e TI, assumindo a responsabilidade de ponta a ponta, ajudam a corrigir as principais deficiências dos processos atuais:

  1. Reduzir o tempo de lançamento de produtos (“time to Market”)
  2. Melhor atender aos requisitos do cliente
  3. Aumentar a qualidade e a confiabilidade.

Implementação

Recomendamos iniciar com um projeto Piloto e a elaboração do MVP (minimum viable product) para o modelo de entrega Ágil.

Podemos iniciar a implementação do Piloto, seguindo esses 3 critérios:

  1. Entrega

Focar a transformação exclusivamente na entrega do produto, na área com os maiores desafios do momento.

O escopo inclui, portanto, toda a área de TI  (incluindo equipes de projetos e sustentação) como recursos das áreas de negócio/produtos e operações

  1. Squads:

Montar três tipos de Squads com distintas responsabilidades:

     a. Squad tecnologia: fornecendo a infraestrutura e as ferramentas necessárias para as demais Squads;

     b. Squad de produtos/serviços: fornecendo produtos ou serviços distintos;

     c. Squad de canais: combinando diferentes produtos ou serviços para criar uma experiência consistente do cliente em todos os canais.

  1. Estrutura organizacional

Para conseguir plenamente os benefícios da metodologia Ágil, seria recomendado realizar uma alteração na estrutura organizacional e linhas de reporte – implementando uma organização matricial onde a expertise funcional é organizada em seções (arquitetos, engenheiros, testadores, etc.)

Piloto / Roll out

Implementando um piloto, faz a alta gerência experimentar os benefícios do modelo operacional Ágil em primeira mão, obtendo as primeiras visões do quão poderoso este novo modelo operacional pode se tornar para a empresa.

Ao incluir todas as partes interessadas durante a fase de design, eles reconhecem que suas vozes, estão sendo ouvidas, que a nova organização Ágil está considerando as suas experiências e opiniões.

Leva-se alguns meses para transformar todas as organizações de entrega, aplicando as melhorias e os refinamentos que estão em andamento.

Após a estabilização das primeiras equipes Ágeis, os aprendizados devem ser incluídos no manual de iniciativa, fortalecendo toda a entrega dos produtos.

Alta Gestão

É necessário um forte compromisso da alta gestão para desenvolver a nova estrutura de equipes multifuncionais em torno de produtos e serviços, ao invés de equipes de TI organizadas em torno de sistemas.

Toda a equipe executiva deve entender que esta transformação exigirá agilidade e um ajuste contínuo da estrutura e do modelo operacional.

Mudar a mentalidade e a cultura das equipes de todas as áreas é um tópico que muitas empresas subestimam.

Academia Ágil

Recomendamos estabelecer uma academia Ágil eficaz para desenvolver internamente os talentos que a empresa precisará em escalar a utilização da nova metodologia.

A academia pretende desenvolver o aprendizado e habilidades para as novas funções que acompanham o modelo Ágil, como Agile Coaches, Scrum Masters e POs (Product Owners), além de programas dedicados a capacitar os gerentes do negócio e TI.

A academia também deve promover a mudança de cultura e conscientização em toda a organização.

Gestão de Mudanças / Incentivos

Essa mudança de mentalidade também deve ser acompanhada por um novo formato de gestão do desempenho (KPIs) e definição de incentivos, que se concentram nos membros da equipe no modelo Ágil, tais como: Focar no trabalho em equipe, no compartilhamento de conhecimentos e agregar valor aos clientes e negócios, como os principais valores.

Além da definição dos incentivos, os principais fatores neste processo de gestão de mudanças são: comprometimento (buy-in) da alta gestão, ajustes dos papéis e responsabilidades e ter bons agentes de mudança como Agile Coaches e Scrum Masters.

Os membros das “Squads” começarão a compreender completamente o novo poder e as oportunidades que passam a ter,  assumindo a propriedade dos seus produtos do início ao fim.

Para alguns dos funcionários, essa mudança será muito grande, mas a maioria da equipe vai ter a oportunidade de experimentar um crescimento pessoal, em um nível que nunca haviam testemunhado antes.

Mudar a mentalidade e a cultura da organização é um desafio permanente que não deve ser nunca subestimado.

Resultados

Adotando um modelo completamente novo de priorização e gestão de portfólio, há uma divisão detalhada das prioridades estratégicas traduzidas em backlogs da “Squad”; este modelo aponta com mais clareza as restrições de recursos de TI e das necessidades de nova capacidade de recursos para poder atender a estratégia de negócios esperada.

Com a adoção do Ágil, a empresa tem um “mecanismo de entrega” funcional, com produtividade significativamente mais alta, resultando em menor tempo de lançamento de um novo produto ao mercado.

É perceptivo um aumento na satisfação dos funcionários, conseguindo atrair um número significativo de novos profissionais em um mercado com forte concorrência e escassez de profissionais.

Fatores Críticos de Sucesso

  1. A adesão da alta gerência é crucial quando se trata de qualquer mudança organizacional em larga escala, especialmente Ágil.

2. Participação de todas as partes interessadas, (toda a empresa e TI) no design de transformação, garante que todos sintam que suas vozes são ouvidas e apoiarão a nova maneira de trabalhar.

3. Feitas todas as atividades acima, é importante que o trabalho seja abordado da maneira correta:

  • Tendo um entendimento detalhado do atual estado (“as is”) para encontrar os pontos mais críticos
  • Iniciando a implementação o mais rápido possível para avançar iterativamente em direção a uma organização Ágil.
  • Os recursos e capacidades vêm à tona e as novas funções que o Ágil traz, como POs e Agile Coaches, devem ser preenchidas por indivíduos altamente qualificados e capacitados para que possam ser responsáveis pela da tomada de decisão.
  • Um programa de capacitação em escala é crucial nesse sentido – principalmente em mercados com poucos talentos.
  1. Finalmente, uma estratégia de comunicação forte e direcionada durante a execução para promover a transparência entre todos os níveis dentro da organização.

Próximos Passos

No entanto, ainda há muito trabalho a ser feito – o domínio do Ágil é um processo contínuo, com três etapas iminentes:

  1. Escalando o Ágil horizontalmente e verticalmente: aumentando o número de equipes ágeis e reorganizando os “Squads” de produtos, serviços e canais, ao mesmo tempo em que transformam as operações de suporte de TI, vendas e BackOffice em Ágeis.
  2. Melhoria contínua de capabilidades, estrutura, processos e recursos da organização.
  3. Impulsionar a mudança cultural, aumentar a motivação, o envolvimento e o desempenho de todos os funcionários.

 

 

                                                                                                                                                                                             por Ofer Henkin

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